Una empresa de transporte o logística parece simple desde afuera: un camión, un chofer, una ruta. En los libros es uno de los negocios más difíciles de mantener en orden. Vendes un servicio y no un producto, buena parte de tus costos se paga en efectivo en la ruta y tus clientes suelen pagar tarde. Cada uno de esos tres puntos genera un riesgo distinto frente al SIN. Esta guía resume lo que debes hacer bien en el SFE.
1. Factura el servicio, no el camión
Tu factura describe el servicio que vendiste y la descripción debe coincidir con lo que realmente ocurrió: la ruta, la fecha, el tipo de carga o servicio y el precio acordado. Líneas vagas como “servicios” dificultan defender la factura si un cliente o el SIN pregunta después, y vuelven inútil tu propio reporte.
- Una factura por servicio o por período de facturación acordado. Define con cada cliente si facturas cada viaje o consolidas por semana o mes, y déjalo escrito en el contrato o la cotización.
- Factura cuando prestas el servicio. Entregar la carga y facturar tres semanas después invita errores y problemas de presentación en tu RCV.
- Guarda juntos los respaldos. La orden de transporte, la nota de entrega y cualquier recibo firmado deben ser fáciles de encontrar junto a la factura.
2. Combustible, peajes y mantenimiento: donde se gana o se pierde el crédito fiscal
Combustible, llantas, repuestos, reparaciones y peajes son tus costos recurrentes más grandes y también tu mayor oportunidad de crédito fiscal. El IVA de una factura de compra válida emitida a nombre y NIT de tu empresa se puede descontar del IVA que debes por tus ventas. La misma compra pagada sin factura, o con factura a nombre del chofer, es simplemente un costo sin recuperación.
En un año son Bs 15.600 para una sola flota pequeña. El hábito que lo soluciona es simple: cada chofer pide la factura en el surtidor, el taller y la casa de repuestos, con el NIT y nombre de la empresa, y la entrega junto al informe del viaje. Nuestra guía sobre qué gastos califican para crédito fiscal explica las reglas con más detalle.
3. Planifica para los clientes que pagan tarde
Los clientes de carga suelen negociar 30, 45 o 60 días. Mientras tanto ya pagaste combustible, sueldos y mantenimiento, y el IVA de tu venta vence según tu calendario normal aunque el cliente todavía no te haya pagado. Ese hueco es donde las empresas de transporte se quedan sin caja. Tres hábitos ayudan:
- Acuerda los plazos antes del primer viaje y escríbelos en la cotización y la factura. Mira términos de crédito que sí cobran.
- Mide tu DSO por cliente, no solo en total. Nuestro artículo sobre DSO te muestra cómo.
- Ten una ruta de escalamiento para el cliente que deja de responder. Mira cuando un cliente no paga.
4. Una rutina semanal para empresas de transporte
5. No olvides la modalidad de contingencia
Los camiones circulan aunque la red no funcione. Si emites facturas desde una oficina de despacho y SIAT se cae, necesitas un proceso, no improvisación. Lee qué hacer en modalidad de contingencia del SFE antes de necesitarlo.
Este artículo es información general para empresas bolivianas, no asesoría tributaria, legal ni financiera. El ejemplo es ilustrativo y simplificado; cómo se trata una ruta, tipo de servicio o gasto específico para IVA, IT y crédito fiscal depende de tu régimen, actividad y los documentos que tengas. Confirma cómo aplican las reglas a tu negocio con tu contador o el SIN antes de actuar.
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